Meetings gut strukturieren

Tipp 1: Disziplin

Wenn die Mitarbeitenden tröpfchenweise eintrudeln und erst fünf Minuten nach dem Start alle vollzählig sind, kippt die Stimmung. Sorgen Sie für Pünktlichkeit und Aufmerksamkeit: Wer an der Besprechung teilnimmt, sollte nicht nebenbei auf dem Handy Mails beantworten. Klare Regeln definieren!

Tipp 2: Vorbereitung

Legen Sie in der Agenda alle Themen und die vorgesehenen Zeitfenster fest – so können sich Teilnehmende vorbereiten. Klingt logisch, scheitert aber oft: Eingeladen werden nur Leute, die das Thema tatsächlich betrifft und die inhaltlich etwas beitragen können. Wenn nicht alle Themen für alle relevant sind, teilen Sie das Meeting in eine große und eine kleine Runde.

Tipp 3: Moderieren

Durchsetzungsstärke gefordert: Bei minutenlangen Reden oder Beiträgen fernab des Themas sollte sich der Moderator oder die Moderatorin charmant, aber zielstrebig einschalten. Wer die Rolle übernimmt, darf natürlich auch Führungskräfte ausbremsen.

Tipp 4: Stehen oder Gehen

Gesundes Arbeiten klappt besser mit Bewegung. Wenn Ihr Team viel sitzt, lassen Sie die Besprechung im Stehen stattfinden. Positiver Nebeneffekt: Die Redebeiträge sind dann oft auch kürzer.

Tipp 5: Timing

Wann sollten Meetings idealerweise stattfinden? Das muss jeder Betrieb für sich selbst herausfinden. Besprechungen am Vormittag sind günstig, wenn Eltern dabei sind. Wenn Ihr Team vormittags sehr konzentriert arbeitet, zerschießen Meetings aber wertvolle Arbeitsphasen. Testen Sie, was bei Ihnen am besten funktioniert.

Gerade in Homeoffice-Zeiten gilt: Planen Sie neben fachlichen Meetings auch Raum für privaten Austausch ein. Denn wenn Besprechungen der einzige Kommunikationskanal sind, kommt schnell ein ganzer Blumenstrauß an Themen auf den Tisch. Also Gesprächsformate pflegen: Erfolge feiern, virtuelle Mittagspausen einplanen oder neuen Mitarbeitenden Pate oder Patin zur Seite stellen.