Elektronischer Datenaustausch

• GKV-Meldeportal

Im GKV-Informationsportal finden Sie alles rund um das Thema Arbeitgeber und Sozialversicherung. Zum Austausch zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung und Arbeitgebern erhalten Sie auf der Website GKV- Datenaustausch umfassende Informationen.

• SV-Meldeportal

Mithilfe des SV-Meldeportals können Sie mit allen Sozialversicherungsträgern kommunizieren und alle notwendigen Daten elektronisch übermitteln. Es dient lediglich als Ausfüllhilfe und kann keine Berechnungen durchführen und somit auch keine Lohnabrechnungsprogramm ersetzen.

Das SV-Meldeportal hat am 04.10.2023 die Anwendung sv.net abgelöst. Seit dem 01.03.2024 können sämtliche Daten nur noch über das SV-Meldeportal abgerufen werden. 

Hier finden Sie ausführliche Informationen zum SV_Meldeportal

Wofür wird es verwendet?

Das neue SV-Meldeportal bietet nicht nur die gewohnten Grundfunktionen wie die Übermittlung von Meldungen, Beitragsnachweisen und Erstattungsanträgen nach dem AAG, es können auch Lastschriftmandate elektronisch versendet und widerrufen werden. Außerdem ist es möglich, die Dauer von Elternzeiten zu übermitteln, Unbedenklichkeitsbescheinigungen zu beantragen und die zuständige Krankenkasse Ihrer Mitarbeiter zu finden.

Was ändert sich?

Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung mit einem Online-Datenspeicher, was bedeutet, dass es auf allen Geräten (PC, aber auch mobil über Smartphone oder Tablet) nutzbar ist. Der Datenbestand wird für fünf Jahre gespeichert und kann auch für elektronische Betriebsprüfungen genutzt werden.

Außerdem ist es im Multi-Mandanten-Paket möglich, für mehrere Betriebsnummern Daten auszutauschen oder auch Mandate zum Beispiel an Steuerberater für einen bestimmten Zeitraum übertragen.

Wie funktioniert es?

Die Registrierung ist für Arbeitgeber und Selbstständige nur noch über ein ELSTER Organisationszertifikat möglich. Es können mehrere Zertifikate für einen Arbeitgeber beantragt werden. Eine Neuregistrierung ist unerlässlich, da keine Daten aus sv.net übernommen werden.

Für die Nutzung ist eine Nutzungsgebühr zu entrichten. Diese wird für 3 Jahre (36 Monate) gezahlt und kann ohne Neuregistrierung verlängert werden. Die Nutzungsgebühr beläuft sich für Single-Mandanten auf 36 Euro und für Multi-Mandanten auf 99 Euro. Bei einer Registrierung als Multi-Mandant vor dem 01.04.2024 werden keine Nutzungsgebühren erhoben und erst mit der Verlängerung ab dem 01.01.2025 fällig.

Sollte das SV-Meldeportal lediglich für die A1-Bescheinigung genutzt werden, ist seit Anfang 2024 die Registrierung über eine Bund-ID möglich.

Wie können sich Insolvenzverwalter registrieren?

Bei der Registrierung im SV-Meldeportal mit einer Betriebsnummer eines insolventen Unternehmens kann aufgrund des nicht mehr existenten Betriebssitzes kein Freischaltcode per Post zugestellt werden.

Die ITSG hat hierfür eine Lösung: Insolvenzverwalter beantragen ein Mandat für das insolvente Unternehmen über die Mandatsverwaltung. Seit April 2024 kann bei der Mandatsverwaltung eine abweichende Adresse angegeben werden, an die der Freischaltcode verschickt wird.

Alternativ kann ein Antrag auf eine vereinfachte Einrichtung des Mandats gestellt werden. Dies ist möglich, sofern das insolvente Unternehmen bereits im SV-Meldeportal registriert ist. Je Unternehmen kann nur ein Mandat beantragt werden. Die Beantragung erfolgt über die E-Mailadresse, welche mit der Betriebsnummer im SV-Meldeportal verknüpft ist an: mandate_grossunternehmen(at)itsg.de. Danach erhält der Insolvenzverwalter eine E-Mail mit einem Link für die Mandatserteilung und die verschlüsselte Datenübermittlung, sodass der Beantragungsprozess gestartet werden kann.

Aktuelle Meldungen (Stand: 10.12.2024)

Seit dem 01.07.2024 steht Firmenadministratoren die Funktion “Benutzerzugriff auf Betriebsnummern einschränken” zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Firmenadministratoren für die eigenen Benutzer, die zu ihrer Betriebsnummer registriert sind, den Zugriff auf Betriebsnummern (die eigene oder von Mandatsfirmen) über die Firmenverwaltung einschränken.

Seit September 2024 ist es möglich im SV-Meldeportal die zuständige Krankenkasse elektronisch abzurufen. Das bedeutet, wenn durch die Mitarbeitenden trotz vorheriger Aufforderung keine, unvollständige oder falsche Informationen zur Krankenkasse vorliegen, können Sie unter Angabe der Versicherungsnummer die zuständige Krankenkasse abrufen. Dies soll garantieren, dass sie unter Beachtung der gesetzlichen Meldefristen von 6 Wochen die Meldungen zur Sozialversicherung fristgerecht übermitteln.

Die Abfragen können Sie Montag bis Freitag erstellen und erhalten innerhalb von 24h eine Rückmeldung.

Das Kennzeichen 1 bedeutet, dass eine Mitgliedschaft ermittelt wurde und enthält die Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse. 2 bedeutet, dass keine Mitgliedschaft ermittelt werden konnte.

Über den Datensatz Betriebsdaten in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm oder in der von Ihnen genutzten Ausfüllhilfe werden relevante Änderungen an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Seit 2024 kommen hier zusätzlich Bestandsdaten hinzu. 
Hintergrund dafür ist, dass die Betriebsnummer und die Unternehmernummer für das Unternehmensbasisdatenregister gekoppelt werden sollen. Die Initialmeldung mit dem Abgabegrund 09 lösen die Abrechnungsprogramme automatisch aus. Diese sollte bis zum 31.05.2024 abgegeben werden. Da laut einem Bericht der Bundesagentur für Arbeit jedoch mehr als 25% zum 31.05.2024 gefehlt haben, werden die Meldungen zum 31.05.2025 erneut fällig. Bitte beachten Sie, dass Ausfüllhilfen wie das SV-Meldeportal die Initialmeldungen nicht automatisch generiert.

Seit Januar 2023 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch abzurufen. Seit Januar 2024 wurde das ganze Verfahren auf die Bundesagentur für Arbeit ausgedehnt und bezieht nun auch Arbeitslosengeldempfänger mit ein.

Trotz dem holprigen Starts und technischen Herausforderungen hat sich das Verfahren bewährt und wird stets an die täglichen Herausforderungen angepasst.

So wurden die Rückmeldungen angepasst und der ganze Prozess für Arbeitgeber transparenter. Ab 2025 werden Vorsorge- und Rehamaßnahmen (05), Krankenhausaufenthalte (03) inklusive des voraussichtlichen Entlassungstages und teilstationäre Krankenhausbehandlungen (06) zusätzlich zur Arbeitsunfähigkeit (02) mit einbezogen. Der tatsächliche Entlassungstag bei einer stationären Krankenhausbehandlung wird proaktiv an den Arbeitgeber übermittelt, vorausgesetzt, eine ursprüngliche Datenabfrage liegt vor.

Außerdem gibt es angepasste Kennzeichen für die Arten der Rückmeldungen: 
1 = unzuständige Krankenkasse/ unbekannte Person
4 = Nachweis liegt nicht vor
7 = in Prüfung
8 = Anderer Nachweis
9 = Weiterleitungsverfahren

Hinweis: Krankenhaus-, Vorsorge- und Rehazeiten zulasten der gesetzlichen Unfallversicherung können vom 1. Januar 2025 an zunächst noch nicht im eAU-Verfahren abgerufen werden.