Wiedereintritt von Mitarbeitenden: Was im Meldeverfahren zu beachten ist

Rückkehr nach längerer Krankheit

Führt eine Erkrankung über den Zeitraum der Entgeltfortzahlung hinaus zum Bezug von Kranken- oder Verletztengeld, ist bei der Rückkehr in den Betrieb in der Regel keine erneute Anmeldung erforderlich. Voraussetzung ist, dass die Unterbrechung mindestens einen vollen Kalendermonat umfasst hat und zuvor eine Unterbrechungsmeldung abgegeben wurde. Das Arbeitsentgelt ab Wiederaufnahme der Tätigkeit wird dann mit der nächsten Entgeltmeldung – üblicherweise im Rahmen der Jahresmeldung – berücksichtigt.

Bei längeren Erkrankungen spielt zudem das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) eine wichtige Rolle. Arbeitgeber sollten betroffenen Mitarbeitenden ein entsprechendes Gespräch anbieten. Gemeinsam kann geprüft werden, ob die Erkrankung möglicherweise mit der Tätigkeit in Zusammenhang steht und welche Maßnahmen die langfristige Arbeitsfähigkeit unterstützen können.

Eine stufenweise Wiedereingliederung kann den Übergang in den Arbeitsalltag zusätzlich erleichtern. Diese erfolgt in Abstimmung mit dem behandelnden Arzt sowie der Krankenkasse.

Rückkehr nach unbezahltem Urlaub

Endet ein unbezahlter Urlaub, kann eine erneute Anmeldung zur Sozialversicherung erforderlich sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Unterbrechung länger als einen Monat dauerte und deshalb zuvor eine Abmeldung vorgenommen wurde.

Fortsetzung des Beschäftigungsverhältnisses nach unwirksamer Kündigung

In der Praxis kommt es gelegentlich vor, dass eine ausgesprochene Kündigung später als unwirksam festgestellt wird. Wird das Beschäftigungsverhältnis fortgesetzt, müssen bereits übermittelte Meldungen rückwirkend korrigiert beziehungsweise storniert und neu abgegeben werden. Darüber hinaus sind die Sozialversicherungsbeiträge neu zu berechnen und die entsprechenden Beitragsnachweise zu berichtigen.

Dies gilt auch dann, wenn die Beschäftigung tatsächlich nicht wieder aufgenommen wird, im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens jedoch ein späterer Beendigungszeitpunkt festgestellt wird.

Rückkehr aus der Elternzeit

Bei der Rückkehr aus der Elternzeit richten sich die erforderlichen Meldungen nach der vorherigen sozialversicherungsrechtlichen Situation. In den meisten Fällen besteht das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis während der Elternzeit fort. Der Arbeitgeber hat daher regelmäßig lediglich eine Unterbrechungsmeldung beziehungsweise eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „37“ vorgenommen.

Nach Ende der Elternzeit ist grundsätzlich keine neue Anmeldung erforderlich. Das ab der Wiederaufnahme der Beschäftigung erzielte Arbeitsentgelt wird in der nächsten Jahresmeldung berücksichtigt.

Besondere Meldepflichten können sich allerdings ergeben, wenn während der Elternzeit beispielsweise ein Krankenkassenwechsel erfolgt ist oder die Mitgliedschaft in der Krankenversicherung geendet hat.

Erfolgreiche Rückkehr durch gutes Onboarding

Unabhängig von den sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten empfiehlt es sich, Mitarbeitende nach längerer Abwesenheit gezielt beim Wiedereinstieg zu unterstützen. Während der Abwesenheit können sich organisatorische Strukturen, Zuständigkeiten, Arbeitsabläufe oder rechtliche Rahmenbedingungen verändert haben.

Ein strukturiertes Reboarding oder Onboarding hilft dabei, den Wiedereinstieg zu erleichtern, Unsicherheiten zu vermeiden und eine schnelle Integration in den Arbeitsalltag zu fördern. Ebenso trägt eine wertschätzende Begrüßung dazu bei, Motivation und Bindung an das Unternehmen zu stärken.

Ist eine längere Abwesenheit bereits im Voraus geplant – etwa im Rahmen einer Elternzeit –, kann es sinnvoll sein, den Kontakt während dieser Zeit aufrechtzuerhalten und über wichtige Entwicklungen im Unternehmen zu informieren. Dies erleichtert die spätere Rückkehr erheblich und fördert einen reibungslosen Wiedereinstieg.