Beitrag vor Monatsende richtig berechnen: So geht's!

Zwei Termine sollten Arbeitgeber jeden Monat fest im Blick behalten: die Abgabe des Beitragsnachweises und die fristgerechte Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge. Doch was ist zu tun, wenn die genaue Höhe des Arbeitsentgelts zum Fälligkeitszeitpunkt noch nicht feststeht?
Erfahren Sie, wie Sie den voraussichtlichen Beitrag berechnen, die Vereinfachungsregelung auf Basis der Vormonatswerte gezielt nutzen und worauf Sie bei Einmalzahlungen besonders achten müssen.

Als Arbeitgeber sollten Sie jeden Monat zwei wichtige Termine fest in Ihrem Kalender vermerken:

Fünftletzter Bankarbeitstag: Dies ist der letzte Tag, an dem Sie Ihren Beitragsnachweis fristgerecht an die Krankenkasse oder die Minijob-Zentrale übermitteln können.
Drittletzter Bankarbeitstag: Bis zu diesem Tag muss der Beitrag auf dem Bankkonto der Krankenkasse oder der Minijob-Zentrale eingegangen sein. Maßgeblich ist dabei der Tag der Wertstellung – bitte zahlen Sie daher rechtzeitig.

Hinweis: Als Bankarbeitstage gelten Werktage von Montag bis Freitag. Ausgenommen sind Samstage, Sonntage, gesetzliche Feiertage sowie der 24. und der 31. Dezember.

Was tun, wenn Entgelt und Beitragshöhe noch nicht feststehen?

Zahlen Sie Ihren Mitarbeitenden jeden Monat das gleiche Arbeitsentgelt, ist die Beitragsberechnung unkompliziert – der Beitrag bleibt konstant, solange sich die Beitragssätze in den einzelnen Sozialversicherungszweigen oder den Umlageverfahren nicht ändern.

Aber was ist, wenn Sie zum Fälligkeitstermin noch nicht wissen, wie hoch das Entgelt am Monatsende sein wird?

Beispiel: Sie beschäftigen eine Aushilfe in der Gastronomie, die stundenweise im Biergarten arbeitet – abhängig vom Wetter. Da die geleisteten Stunden der letzten Monatstage noch nicht feststehen, ergibt sich auch der endgültige Beitrag erst zum Monatsende.

Für diesen Fall stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Berechnung des voraussichtlich zu zahlenden Beitrags
Ansetzen der Werte aus dem Vormonat

Möglichkeit 1: Voraussichtlichen Beitrag berechnen

Bei dieser Methode addieren Sie zum bereits feststehenden Entgeltanspruch den Betrag, der voraussichtlich noch hinzukommt. Alternativ können Sie auf die Vormonatswerte zurückgreifen – berücksichtigen Sie dabei jedoch alle relevanten Änderungen.

Ziel ist es, so nah wie möglich an die tatsächliche Beitragsschuld heranzukommen, damit der Restbeitrag im Folgemonat möglichst gering ausfällt. Zu viel oder zu wenig gezahlte Beiträge werden mit der nächsten Fälligkeit ausgeglichen.

Wichtig: Sie sind verpflichtet, die Berechnungsgrundlagen zu dokumentieren und zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Es genügt, die herangezogenen Grundlagen einmalig aufzuzeigen.

Möglichkeit 2: Vormonatswerte ansetzen (Vereinfachungsregelung)

Bei der Vereinfachungsregelung setzen Sie im Beitragsnachweis des aktuellen Monats stets die Werte des Vormonats an. Der Ausgleich zwischen den gezahlten Abgaben und der tatsächlichen Beitragsschuld erfolgt dann mit dem Beitragsnachweis des Folgemonats.

Wichtig: Wenn Sie diese Regelung anwenden, müssen Sie sie einheitlich für alle Einzugsstellen nutzen – also für alle Krankenkassen und die Minijob-Zentrale gleichermaßen.

Einmalzahlungen richtig behandeln

Einmalzahlungen müssen grundsätzlich immer dem Monat zugeordnet werden, in dem sie abgerechnet werden – auch wenn Sie die Vereinfachungsregelung anwenden.

Das bedeutet konkret: Beiträge, die im Vormonat auf Einmalzahlungen entfallen sind, müssen bei der Ermittlung der Beitragsschuld des laufenden Monats von der Vormonatssumme abgezogen werden. Andernfalls würden Sie diese Beiträge doppelt zahlen.

Und wenn im laufenden Monat erneut eine Einmalzahlung anfällt? In diesem Fall addieren Sie die darauf voraussichtlich entfallenden Beiträge zur Beitragsschuld aus dem laufenden Arbeitsentgelt des Vormonats (Echtabrechnung). Dies ist wichtig, um im Rahmen einer Betriebsprüfung keine Säumniszuschläge nachträglich zahlen zu müssen.