Resturlaub im neuen Jahr – was Arbeitgeber beachten müssen

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist klar: Der Jahresurlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Wird er nicht genommen, verfällt er grundsätzlich zum 31. Dezember.

Durch ein Urteil des EuGH (29.11.2017, Az. C‑214/16) und ein anschließendes Urteil des BAG (19.02.2019, Az. 9 AZR 541/15) hat sich dies jedoch geändert: Urlaub verfällt nicht mehr automatisch. Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten aktiv auf den möglichen Verfall hinweisen – erst wenn sie diese Mitwirkungspflichten erfüllen, kann Urlaub verfallen. Eine Übertragung von Resturlaub ins Folgejahr bleibt weiterhin nur in Ausnahmefällen zulässig.

Eine Urlaubsübertragung in das nächste Kalenderjahr ist nur möglich, wenn dringende persönliche oder dringende betriebliche Gründe vorliegen. Wird Urlaub wirksam übertragen, muss er innerhalb der ersten drei Monate des Folgejahres, also bis zum 31. März, genommen werden.

Dringende persönliche Gründe

Zu solchen Gründen zählen zum Beispiel:

• eine bestehende Arbeitsunfähigkeit,
• die Erkrankung von Angehörigen, die gepflegt werden müssen,
• die Erkrankung eines Lebensgefährten, mit dem der Urlaub gemeinsam geplant war.

Dringende betriebliche Gründe

Dringende betriebliche Gründe können etwa sein:

• termin- oder saisongebundene Aufträge,
• erhebliche technische oder organisatorische Probleme im Betriebsablauf.

Kein Antrag auf Übertragung erforderlich

Liegt ein Übertragungsgrund vor, verschiebt sich das Ende des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31. Dezember auf den 31. März des Folgejahres. Ein gesonderter Übertragungsantrag der Beschäftigten ist dafür nicht notwendig.

Wechselt eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer im Laufe des Jahres den Arbeitgeber, kann der noch nicht genommene Urlaub grundsätzlich beim neuen Arbeitgeber geltend gemacht werden. Damit es nicht zu einer „Doppelgewährung“ von Urlaub kommt, ist der frühere Arbeitgeber nach § 6 Abs. 2 BUrlG verpflichtet, eine Bescheinigung auszustellen. Darin ist festzuhalten, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde.

Ausnahmen vom Urlaubsverfall

Für bestimmte Personengruppen gelten Ausnahmen. So verfällt Urlaub etwa im Zusammenhang mit

• Mutterschutz oder
• Elternzeit

nicht. Urlaub, der vor Beginn dieser Schutzzeiten bestand, bleibt erhalten und kann nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nachgeholt werden.

Im Übrigen gilt nach dem Bundesurlaubsgesetz: Wird der Urlaub weder bis zum Jahresende noch – bei zulässiger Übertragung – bis zum 31. März des Folgejahres genommen, erlischt er grundsätzlich ersatzlos.

Dieser automatische Verfall ist nach europarechtskonformer Auslegung jedoch nur noch eingeschränkt zulässig. Der Urlaubsanspruch kann nur dann verfallen, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat und dies auch nachweisen kann.

Konkret bedeutet das: Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten rechtzeitig und schriftlich darauf hinweisen,

• wie viele Urlaubstage ihnen zustehen,
• dass dieser Urlaub bis zum 31. Dezember bzw. – bei möglicher Übertragung – bis zum 31. März des Folgejahres in vollem Umfang genommen werden muss,
• und dass der Urlaub sonst nach Ablauf dieses Zeitraums verfällt.

Die Beweislast dafür, dass dieser Hinweis erfolgt ist, trägt der Arbeitgeber.

Urlaubsansprüche, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen, können arbeits- oder tarifvertraglich abweichend geregelt werden. So kann z.B. tariflich festgelegt werden, dass Resturlaub generell bis zum Ende des ersten Quartals des Folgejahres übertragen werden kann – ohne dass besondere Gründe vorliegen müssen. Ebenso kann der Verfall von Zusatzurlaub ausdrücklich vereinbart werden.

Urlaubsverfall bei Krankheit

Können Beschäftigte ihren Urlaub bis zum Jahresende oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums wegen Krankheit nicht nehmen, bleibt der Urlaubsanspruch zunächst als Anspruch auf Freizeit bestehen.

Damit sich Urlaubsansprüche bei länger andauernder Erkrankung nicht unbegrenzt ansammeln, hat der EuGH – und in der Folge auch das BAG – eine zeitliche Grenze gezogen: 

Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt spätestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Das gilt auch dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit über diesen gesamten Zeitraum hinweg ununterbrochen besteht (BAG v. 18.09.2012, 9 AZR 623/10). Noch nicht abschließend geklärt ist, ob diese 15‑Monatsfrist auch dann greift, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten (Hinweis auf Urlaubsverfall) bei langandauernder Erkrankung nicht erfüllt hat.

Nach § 2 Abs. 2 TzBfG (Teilzeit- und Befristungsgesetz) gilt die geringfügige Beschäftigung nach § 8 SGB IV als besondere Form der Teilzeitarbeit. Minijobberinnen und Minijobber haben daher arbeitsrechtlich im Wesentlichen dieselben Rechte und Pflichten wie andere Beschäftigte. Dazu gehört auch ein grundsätzlicher Anspruch auf Erholungsurlaub.

Für die Berechnung des Urlaubsanspruchs ist zu unterscheiden,

• ob der Minijobber an denselben Wochentagen arbeitet wie Vollzeitkräfte (bei kürzerer täglicher Arbeitszeit) oder
• ob er nur an einzelnen Tagen pro Woche eingesetzt wird.

Minijobber mit gleichen Arbeitstagen wie Vollzeitkräfte

Arbeitet der Minijobber an denselben Wochentagen wie Vollzeitbeschäftigte, steht ihm die gleiche Anzahl an Urlaubstagen zu wie den Vollzeitkräften. Der Unterschied zeigt sich dann nur im Urlaubsentgelt, das sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn richtet.

Minijobber mit weniger Arbeitstagen pro Woche

Arbeitet die geringfügig beschäftigte Person regelmäßig nur an weniger Wochentagen als Vollzeitkräfte, wird die Zahl der Urlaubstage entsprechend anteilig reduziert. Dadurch wird der Urlaubsanspruch an den tatsächlichen Umfang der wöchentlichen Arbeitszeit angepasst.