Digitale Entgeltunterlagen werden ab 2027 verpflichtend

Welche Unterlagen sind betroffen?

Neben den Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind auch die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch vorzuhalten. Je nach Beschäftigungsverhältnis gehören hierzu unter anderem:

• Befreiungsanträge,
• Immatrikulationsbescheinigungen sowie
• weitere für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung erforderliche Nachweise.

Die rechtliche Grundlage bildet § 8 Abs. 3 BVV. Die Vorschrift sieht die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022 vor. Bislang konnten sich Unternehmen jedoch auf Antrag vom zuständigen Betriebsprüfungsdienst von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Ausnahmeregelung endet zum 31. Dezember 2026.

Anforderungen an Systeme und Prozesse

Für die elektronische Ablage gelten verbindliche Vorgaben hinsichtlich Dateiformat, Struktur und Benennung der Unterlagen. Unternehmen sollten daher rechtzeitig prüfen, ob ihre Lohnabrechnungs- und Dokumentenmanagementsysteme diese Anforderungen erfüllen.

Unser Tipp: Überprüfen Sie frühzeitig Ihre Prozesse und Systeme. Wichtig sind insbesondere eine strukturierte Ablage – beispielsweise nach beschäftigter Person, Abrechnungszeitraum und Dokumentenart – sowie eine revisionssichere Archivierung. Ein rechtzeitiger Test der elektronischen Ablage hilft dabei, mögliche Beanstandungen im Rahmen späterer Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Wir wollen, dass Ihre Aufwände infolge dieser Regelung begrenzt bleiben. Beachten Sie daher bitte den folgenden hilfreichen

Hinweis: Die Verpflichtung gilt ausschließlich für Unterlagen und Vorgänge ab dem 1. Januar 2027. Eine nachträgliche Digitalisierung bereits bestehender Entgeltunterlagen ist nicht erforderlich.