Desksharing

Wenn viele nicht jeden Tag ins Büro kommen, sondern oft mobil arbeiten, brauchen Betriebe nicht mehr für jede und jeden einen Arbeitsplatz. Die Idee des Desksharings gibt es schon lange, mit der Pandemie hat sie aber richtig Fahrt aufgenommen.

Nach einer Untersuchung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation haben schon heute 25 Prozent der Mitarbeitenden in Büros keinen festen Arbeitsplatz mehr, Tendenz steigend.

Sie überlegen, in Ihrem Büro das Desksharing einzuführen? Gehen Sie vorher in den Austausch mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Finden Sie heraus, welche Wünsche Teams an das künftige Büro haben. Für manche Menschen mag es stressig sein, jeden Tag umzuziehen und das Equipment täglich auf- und abzubauen. Viele Betriebe haben gute Erfahrungen gemacht mit Testphasen, in denen das Konzept geteilter Schreibtische erst einmal ausprobiert wird.

So kann es klappen

Damit die freie Platzwahl für alle ein Erfolg wird und Mitarbeitende weiter gern ins Büro kommen, sollten Betriebe dabei ein paar Tipps beherzigen.

• Platz für Persönliches schaffen

Viele Menschen brauchen persönliche Dinge, um sich wohlzufühlen. Die Lieblingstasse oder das Familienfoto sollten in einer Box, einem Rollcontainer oder einem Schließfach Platz finden, damit Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz individuell gestalten können.

• Vorab-Buchung versus Windhundprinzip

Wer als erstes da ist, hat freie Platzwahl? Das Windhundprinzip sorgt für Stress und zerstört die Idee der geteilten Schreibtische. Denn Plätze sollten gemäß Aufgabe und Kommunikationsbedarf gewählt werden. Es empfiehlt sich deshalb ein Buchungssystem – ob einfache Excel-Tabelle oder App-Lösung.

• Für Flexibilität werben

Menschen sind Gewohnheitstiere. Sicher reagieren manche skeptisch auf die neue Büroorganisation. Werben Sie bei Ihren Mitarbeitenden für das Konzept. Denn wenn diese ihre Lieblingsplätze monatelang im Voraus buchen, kann die Idee von mehr Austausch durch immer wieder neue Bürokombis nicht klappen.

• Rücksicht ist Trumpf

Teilen funktioniert dann am besten, wenn die Kolleginnen und Kollegen Rücksicht aufeinander nehmen. Wer den ganzen Tag in Zoom-Meetings sitzt, sollte ein Einzel-Büro buchen, damit die Kolleginnen und Kollegen nicht gestört werden.

• Arbeitsweise reflektieren

Überlegen Sie, ob Ihre Arbeitsweise zur Idee von flexiblen Arbeitsplätzen passt. Das Konzept eignet sich besonders gut, wenn Mitarbeitende über Abteilungsgrenzen hinweg in Projekten zusammenarbeiten. So können sich agile Teams auch räumlich immer wieder neu zusammenfinden.

Desksharing: gekommen, um zu bleiben

Einzelbüros haben ausgedient – zu diesem Schluss kommt übrigens das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in verschiedenen Studien. Studienleiterin Dr. Josephine Hofmann sagt: "Desk-Sharing bzw. die Einrichtung spezifischer, aktivitätenbasierter Bürozonen wie zum Beispiel spezieller Flächen für Meetings, agile Projektarbeit, aber auch Rückzugsorte für konzentrierte Einzelarbeit, sind im Aufwuchs. Diese neue Bespielung von Büroflächen werden mehr als die Hälfte der Unternehmen für die meisten Beschäftigten realisieren."

Neue Untersuchung zu Belastungen

Welche Belastungen die Abkehr von Einzel- oder Teambüros mit sich bringen kann, untersucht übrigens gerade die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV). Wenn also das große Stühlerücken in Ihrem Betrieb schon stattgefunden hat und Sie oder Ihre Beschäftigten ihre Erfahrungen teilen wollen – die Online-Befragung läuft bis zum 31. Juli.