Arbeiten in Europa - Regelungen und Bescheinigungen

Egal ob Strategiekonferenz in Paris oder Montage in Portugal – viele Arbeitnehmer müssen heutzutage immer mal wieder in anderen EU-Staaten arbeiten. Dafür benötigen sie eine sogenannte A1-Bescheinigung. Mit dieser weisen sie nach, in Deutschland beschäftigt und sozialversichert zu sein. Für die Personalabteilungen ist es gut zu wissen, wie das Prozedere abläuft – so ist man dann zum Beispiel bei Kontrollen im Ausland auf der sicheren Seite.

Wird jemand von seinem Arbeitgeber für höchstens 24 Monate in einen EU-Staat, nach Island, Liechtenstein, Norwegen oder in die Schweiz entsandt, kann er weiterhin in Deutschland versichert bleiben. Wichtig ist jedoch, dass er nicht dorthin geht, um eine entsandte Person zu ersetzen. Die Zugehörigkeit zur deutschen Sozialversicherung weist der Arbeitnehmer während seiner Tätigkeit im anderen Land über die sogenannte A1-Bescheinigung nach.

  • Beispiel: Ein Fachinformatiker aus Bayern soll für 3 Monate Systemtests in Barcelona durchführen. Er benötigt dafür eine A1-Bescheinigung.

Kurzer Aufenthalt

Die Dauer des Aufenthalts spielt in diesem Rahmen keine Rolle. Immer dann, wenn ein Arbeitnehmer grenzüberschreitend tätig wird, muss er eine A1-Bescheinigung dabeihaben.

  • Beispiel: Ein Arbeitnehmer aus Bayern fährt von Mittwoch bis Freitag nach Bern, um dort einen Messestand zu betreuen. Ohne A1-Bescheinigung könnte ihm etwa der Zutritt zum Messegelände verweigert werden.

Elektronischer Antrag

Seit dem 1. Januar 2019 müssen Arbeitgeber die A1-Bescheinigung elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über sv.net beantragen. Die Rückmeldung und die Übermittlung der A1-Bescheinigung erfolgen ebenfalls elektronisch. Übergangsweise war es bis Ende Juni 2019 im Ausnahmefall möglich, Anträge in Papierform zu stellen. Das Produkt sv.net ist eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe-Software und kann – in gewissem Umfang – kostenlos genutzt werden. Details finden Sie auf der Webseite der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG).

Hier gibt es die Bescheinigung

In der Regel erhalten Arbeitnehmer die A1-Bescheinigung von ihrer Krankenkasse, zumindest dann, wenn sie auch während des Entsendezeitraums dort krankenversichert sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob jemand versicherungspflichtig oder freiwillig versichert ist.

Wer keiner gesetzlichen Krankenversicherung angehört, bekommt die Bescheinigung von der Deutschen Rentenversicherung. Für solche, die weder gesetzlich kranken- noch (aufgrund berufsständischer Versorgung) rentenversichert sind, ist die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) für die A1-Anträge zuständig.

Rechtzeitig losgehen

Arbeitgeber sollten den Antrag so früh wie möglich vor Reisebeginn stellen. Denn es dauert bis zu drei Arbeitstage, bevor die elektronische Bescheinigung beim Arbeitgeber eintrifft. Dieser kann dem Arbeitnehmer dann einen Ausdruck mit auf den Weg geben.

Spontanreisen

Gerade bei sehr spontanen Einsätzen ist es laut Auskunft des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales notfalls auch möglich, den A1-Antrag noch nachträglich zu stellen. Aber das ist nur die eine Seite der Medaille, denn in Ländern wie Frankreich und Österreich gelten relative strenge Vorschriften. Daher raten Experten bei Reisen dorthin unbedingt dazu, die Bescheinigung im Vorfeld zu beantragen – auch dann, wenn es einmal ganz schnell gehen muss.

  • Tipp: Solange keine Antragseingangsbestätigung vorliegt, empfiehlt es sich, als Nachweis eine Kopie des eingereichten Antrags und die Sendebestätigung (Screenshot) mitzuführen. Die eigentliche Bescheinigung kann man dann anschließend nachreichen.

Arbeitnehmerentsendung: Einsatzort Europa

BKK VBU Grafik zum Thema: Entsandte Arbeitnehmer nach Deutschland und von Deutschland in andere Länder
Quelle: Europäische Komission

Ausblick

Zum 1. Januar 2020 wird der elektronische A1-Antrag ein wenig modifiziert. Neben vorwiegend redaktionellen Dingen gibt es folgende wichtige Neuerung: Die Entgeltabrechnungsprogramme erstellen dann unmittelbar eine elektronische Antragsbestätigung. Diese wird unter anderem das Antragsdatum, Angaben zum Arbeitnehmer, Arbeitgeber sowie zur Entsendung enthalten und kann bei Kontrollen vorgelegt werden.

Mehrere Reisen, mehrere Länder

Wer in mehrere Länder oder mehrmals fährt benötigt für jedes Ziel und jeden Einsatz eine separate A1-Bescheinigung. Hintergrund ist, dass die Behörden im jeweiligen Land A1-Bescheinigungen prüfen.

Dauerbescheinigung

Etwas anders liegen die Dinge, wenn Arbeitnehmer regelmäßig im europäischen Ausland tätig sind. Dann spricht man von einer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten.

  • Beispiele: Ein Busfahrer fährt 5-mal im Quartal von Rostock nach Rom. Oder: Ein Softwareentwickler aus Oldenburg hat 2-mal im Monat ein Meeting in Zürich.

Prinzipiell gilt auch dann das A1-Verfahren. Allerdings muss sich der Arbeitgeber in solchen Fällen an die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) wenden. Diese stellt dann eine A1-Bescheinigung aus, die für einen längeren Zeitraum gilt. Vorteil: Eine solche A1-Bescheinigung wird für alle Länder ausgestellt, in denen die Beschäftigung gewöhnlich ausgeübt wird.

Selbstständige

Auch Selbstständige müssen die A1-Bescheinigung dabeihaben. Sie stellen den Antrag beim jeweiligen Rentenversicherungsträger – und zwar nach wie vor schriftlich. Denn hier gilt das elektronische Verfahren nicht. Einen A1-Antrag und weitere Informationen finden Sie auf Webseite der Deutschen Rentenversicherung.

Entsendung in andere Staaten

Werden Arbeitnehmer von Deutschland in andere Staaten entsandt, ist zumeist in entsprechenden Sozialversicherungsabkommen geregelt, wie lange das deutsche Recht weitergilt. Bei solchen Entsendungen muss der Arbeitgeber einen Antrag in Papierform stellen, über den dann an eine Entsendebescheinigung ausgestellt wird.

  • Tipp: Merkblätter und weitere Informationen zu den jeweiligen Bestimmungen gibt es auf der Internetseite der DVKA.

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