Weiterbildung - Kostenbeteiligung mit Sparpotenzial

Attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten sind heute mehr denn je ein Wettbewerbsfaktor im Kampf um die besten Arbeitnehmer. Doch Fortbildungsmaßnahmen sind immer auch mit Kosten verbunden. Gut zu wissen, wann der Arbeitgeber diese übernehmen kann, ohne dass darauf auch noch Steuern und Beiträge anfallen.

Der Grundsatz ist eindeutig: Erfolgt eine Fortbildung in ganz überwiegendem betrieblichem Interesse, so kann der Arbeitgeber die Kosten dafür steuer- und beitragsfrei übernehmen. Es handelt sich dann nämlich nicht um einen Arbeitslohn. Dabei spielt es keine Rolle, wo die Fortbildung stattfindet. Es ist also egal, ob im Unternehmen oder außerhalb, also etwa in einer Bildungseinrichtung.

Betriebliches Interesse

Doch wann besteht ein ganz überwiegendes betriebliches Interesse des Arbeitgebers? Generell wird dieses unterstellt, wenn der Arbeitgeber die Zeit für die Fortbildungsmaßnahme ganz oder teilweise als Arbeitszeit anrechnet.

  • Beispiel

Eine Gruppe von Arbeitnehmern erhält an zwei Tagen jeweils eine achtstündige Inhouse-Schulung. Die Zeit wird als Arbeitszeit angerechnet.

Ansonsten nimmt man ein solches Interesse an, wenn die Fortbildungsmaßnahme die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers erhöhen soll.

  • Beispiel

Ein Handwerksbetrieb benötigt dringend einen Meister und schickt einen guten Gesellen daher zur Meisterschule. Auch wenn diese Fortbildung außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, erfolgt die Förderung in überwiegendem betrieblichem Interesse.

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Kostenerstattung

Eine Variante ist es, dass der Arbeitnehmer die Kosten auslegt und sich diese erstatten lässt. Erstattungsfähig sind neben den Kurs- und Prüfungsgebühren auch die Ausgaben für Fachliteratur und Schreibmaterial. Hinzu kommen die Kosten wie bei Dienstreisen, also Fahrt, Übernachtung etc.

Aber: Die Kostenübernahme muss der Arbeitgeber auf jeden Fall vor Vertragsschluss schriftlich zusagen. Das ist wichtig, da das Geld sonst als steuerpflichtiger Arbeitslohn zählt. Entsprechend sollte man die Zusage auch in den Lohnunterlagen dokumentieren. Ob der Arbeitgeber alle oder nur einen Teil der Kosten übernimmt, ist hingegen nicht bedeutend. Auch kann er solche Zusagen allgemein treffen oder für eine konkrete Bildungsmaßnahme.

  • Beispiel

Ein Arbeitnehmer besucht am Wochenende eine Fortbildungsreihe. Nach dem erfolgreichen Abschluss legt er dem Arbeitgeber das erworbene Zertifikat vor und bittet um Kostenübernahme. Der Arbeitgeber gewährt daraufhin einen Zuschuss in Höhe von 50 Prozent der Kosten.

Der nachträgliche Zuschuss gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber hatte die Übernahme der Kosten nicht vorab schriftlich zugesagt.

Motivation

Ein weiteres Abgrenzungskriterium ist die Motivation für Ausbildung. Denn ist die Fortbildung privat motiviert, so bleibt kein Raum für ein ganz überwiegendes betriebliches Interesse. Allerdings stört ein geringes privates Interesse nicht.

  • Beispiele

Eine Verkäuferin in einer Drogerie absolviert nebenberuflich eine Fortbildung zur Heilpraktikerin. Auch wenn der Arbeitgeber von den neuen Kenntnissen profitieren kann, liegt hier kein überwiegendes betriebliches Interesse vor.

Eine Mediengestalterin besucht eine Fortbildung zur Webseitengestaltung, weil sie im Unternehmen künftig Webseiten gestalten soll. Sie nutzt dieses Wissen auch für ihre private Homepage. Hier ist das private Interesse nur von geringer Bedeutung.

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Nicht steuerfreie Übernahme

Erfolgt die Kostenübernahme nicht in überwiegendem betrieblichem Interesse und damit nicht steuerfrei, so handelt es sich dabei um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Soweit der Arbeitnehmer die Kosten der Fortbildung selbst trägt, kann er sie möglicherweise als Werbungskosten in der eigenen Steuererklärung geltend machen.

Förderung durch den Staat

Seit dem 01. Januar 2019 gilt das Qualifizierungschancengesetz. Damit fördert der Staat – je nach Betriebsgröße unterschiedlich – unter anderem die Weiterbildung von beschäftigten Arbeitnehmern. Die Förderung setzt bei Tätigkeiten an, die durch Technologien ersetzt werden können oder die in sonstiger Weise von Strukturwandel betroffen sind. Hinzu kommen Weiterbildungen für Berufe mit Fachkräftemangel. Das Geld fließt in der Regel in Form von Zuschüssen, das heißt, der Arbeitgeber muss einen Teil der Kosten mittragen. Weitere Details hierzu finden sich auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales unter "Förderung der beruflichen Weiterbildung".

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